事務仕事が暇すぎて毎日とにかく苦痛…5年間事務で自分だけ仕事が無かった時に試した事

「今現在、仕事で事務職をやってはいるが、仕事が無くとにかく暇で暇でしょーがない! ><もう!どうしたらいいの!」

あなたは、こんな風に、心の叫びで悶えていませんか?

今回は事務の仕事がらみの話になりますが、私が過去5年間この事務の仕事を体験してきて、社内でのとある出来事がきっかけで、とにかく暇で苦痛な時間を過ごすことになったことがありました。

その時に実行してきた

「事務の仕事が暇な時、どうやってその時間を乗り切っていたか」

「事務の仕事が無い時に、より時間を有意義にするためには何をして過ごしてきたか」

を書いていきますね。

そもそも何で5年も仕事が無かったの?というキッカケについてはこちらをどうぞ

【経験談】毎日仕事が暇で苦痛5年間事務で自分だけなぜ仕事が無かったのか?

目次

自分の事務仕事が暇な時に試した方法

 

 

自分でわからないPCの使い方を調べて、同じように使ってみる。

 

・今まで使ったことのないExcel関数で今の仕事で役に立ちそうなものを拾い出す。

・知らないExcel関数で自分なりに実際に使いそうな例題問題を作り、解いてみる。

・見積書や請求書などの書類関係の作成スキルを磨く。

(どう書いたら、より受け取った相手に見やすくわかりやすい書類になるかなど)

 

人間、モノを使わなくなると、時が経つにつれ使い方を忘れてしまうことはExcel関数でも例外ではありません。

なので、自分の勉強も兼ねて、面倒や手間もありましたが行っていました。どの場面でどう使うのか。これを考えながら使ってみました。

 

今まで自分がメモした仕事のやり方を整理してみる

 

・ルーズリーフに書き直して見やすいように整理する。

・整理してるときに、書きながらもう少し効率化できることは無いか考えてみる。

 

自分がする仕事の手順などは、会社から異動してきた日に大学ノートを支給されたのでそこに書いていたのです。

しかし、綴じたタイプのノートの欠点で、あるページは電話応対のこと、またあるページは伝票入力のこと…とジャンル関係なく、ぐちゃぐちゃに書いていたので、ジャンル別に見やすく整理をしました。

 

自分の身の回りの持ち物の整理をする。

 

・机の上の整理。

・ヒマなので持ち込んで読んでいた仕事に対するメンタルがらみの本の整理。

(もう読まない物はカバンに入れて持ち帰るなど)

・過去の終わった仕事の資料の断捨離。(個人でしか使わないもの)

 

会社の資源ごみの場所の清掃や次のゴミ回収日までの整理。

 

・会社指定のリサイクル箱の中の仕分け。

(製造業なので、部品加工する際に出るゴミが出ます。鉄の中にアルミが入っていたり等するので、仕分けなおしました)

 

・段ボール箱を解体して、社内の指定場所へまとめておく

 

場所が狭いのに、箱ごとたくさん置かれるとすぐいっぱいになるし、人によってはバラさずに、箱ごと積み重ねて置いていくので、そのうち雪崩が…w そのため、様子を見て、段ボール箱を解体します。

 

社員共用場所の掃除

 

例えばですが…

・社員食堂の床の汚れ落とし・ワックスがけ。

・階段の汚れ落とし。

 

1、2か月に一度程度ですが、社員食堂(20畳くらい?)の床が社員の靴裏の汚れで黒く汚れるので、手作業でその汚れ落としをします。

汚れを落とす際に、ワックスも一緒に剥離してくるので、こちらも手作業で再ワックスがけをしました。

毎週、こういった社員共用の場所に集まる機会があると、きれいにしておくと他の社員の目にも留まるので、「お!この人ちゃんと細かいところにも目が行き届く人かもしれない。今度あの仕事お願いしてみようかな?」など、タイミングがよければ他の仕事を貰えたりもします。

 

部署内の他の人に何か手伝うことがないか聞いてみる。

 

・(以前いた部署があれば)前部署の元上司にも何か仕事があるか聞きに行ってみる。

・手が空いてるときは、どんな小さな手伝いでも引き受ける。

 

幸いにも、事務所の私の現上司にあたる社長よりも、異動前の元いた部署の上司のほうが話を聞いてくれることが多かったので、仕事を進めるうえでも距離感は近かったです。

なので、たまに足を運んでなにかやれる仕事はないか聞いたりしていました。

そして、手が空いていたら、周りから何か頼まれたら、些細な事でも引き受けていました。

例えば、応接室に来客があれば、「ホットコーヒー、3人分淹れてくれるかな?」と頼まれれば、笑顔で「はい! 今、ご用意しますね」と答えてとりかかっていました。

そのうち、毎回頼まれるようになりましたが、「なんで私ばかりこんな仕事…」と思わず、おいしい淹れ方ってあるのかな?と調べて実行したりもしていましたね。

(辞める気はなくても)いつ辞めてもいいように自分の仕事のマニュアル化

 

自分の仕事のマニュアルを作る。(他の人が見てもなるべくわかるような書き方で)

 

もし仮に、自分の仕事をすべて違う人に引き継ぐとしたら、どう引継ぎをすればいいのか、自分にしかわからない仕事はどうやって他の人に伝えればよいか…?

こんなことを考えながら、手空き時は、丁寧にマニュアル化を作っていました。

この時、あえて丁寧に、WordやExcelで図解やグラフなどを入れたりして、見やすく作れれば、自分自身のPCスキルアップにもつながります。

タッチタイピングの習得を頑張ってみる

 

・ウェブ上のタイマーアプリや無料タッチタイピング練習サイトを利用しての練習

・時間を区切って練習する(一日ずっとやっていると飽きたり集中力が続かなくなるので)

 

これは、すでに速くタイピングできる人には必要のない事かもしれませんが、入力に自信がない人や、もっと速く正確に打てるようになりたい!と思っている人にはうってつけの方法だと思います。

講習会や勉強会に積極的に参加する

 

・受講資格が合えば、今の仕事に直結していなくても受講してみる。

・部署のリーダーや上司に、会社に勉強会などの情報が入ったら教えてもらえるよう伝えておく。

 

社内でも、私と同じように、暇だった人がいたのですがその人は、営業の男性でした。

ある時社内で、社長から、「今度フォークリフトの講習会が〇〇であるんだけど、これに出る人いたら言ってください。」との話が、営業課にはあったらしく、そこでこの営業男性の人も「参加します」と参加を決めたようですね。

私もこの講習に出てみようと、勇気を出して直接社長に取り合ってみたのですが、「女性だから…それに事務だし…ねぇ…^^;」という理由で参加はできませんでした^^;

それでもさらに仕事がなく暇なとき

 

 

上記を試してみて、それでもなお、仕事がなくてどうしようもない時は、ちょっと万人受けされるような内容ではありませんが、以下のことをして過ごしていました。

ほぼ業務には直接関係のないことも多いですが、そこまでしないとヒマをしのげなかったのでという言い訳を

(日記が習慣の人は)過去の日記のページで書いてない日の下書き

私は、精神衛生の為になるべく毎日日記を書いています。そんな時、楽しいイベントがあったけど、帰ってきて日記に書いてる時間が取れないことがよくあります。帰宅したら疲れてすぐ寝てしまったなどですが。

そこで、その書きたい過去の日の内容だけ、会社で先にメモ用紙やノートなどに日付とともにあらかたイベントの内容を書いておきます。日記に、ほぼ日手帳という1日1ページタイプの手帳を使っているので、自宅に帰ったら、ほぼ日手帳のその日の日付ページへ書きうつすだけにしたりしました。

次回書こうと思うキーワードをもとにネタを考える(趣味に「何らかの書き物」がある人向け)

同じくメモ帳に描きたいキーワードを書いて、そこからどんなものを書こうか考える。

はたから見たら、メモ帳に向かって考え事をしているように見えるだけなので、遊んでいるようには思われないハズ^^;

最近はこうしてブログ記事も書くようになったので、その下書きというかネタ仕込みをして過ごしています。

キーワード選んで,見出しや構成考えて…,のようにして過ごしていると不思議と手が空いた時間が数時間、あっという間に過ぎることを実感しました。(もちろんこの間に仕事が入れば、最優先でそちらを取り組みます。)

週末もしくは次の休みにやりたいことの予定を立てる

ただ、仕事待ちの状態よりも、頭の中で考えながら、仕事を待っていれば、頭がやりたいことを考えているので眠くなりにくいと思いますので。 それに、先にあらかたでも予定を決めておけば、動くのが遅れて貴重な休みを棒に振ることもないでしょう^^;

もし眠くなりかけていたら、楽しいことを考えたりすると脳に対しての刺激になると思いますので試してみてもよいですね。

ネットで見つけた興味あるサイトの一部をノートに書き写す

書き写した記事の内容をよそに転載という意味ではなく、純粋にノートにまる写しして学ぶということです。

一見、「そんなことして意味あるの?」とか「二度手間なんだから、普通にサイトを見るだけでいいじゃん」という声も聞こえてきそうですが、その積み重ねで作ったノートは、周りから見たら、ぱっと見PCを使って何かの勉強をしている姿にも見えると思いますので、全くの無駄ではないでしょう。

それに、そうやって書き溜めていけば、また後日暇になったときに、そのノートを読み返して知識をつけることもできますしね

今の自分の過去の職歴・経歴を詳しくまとめてみる

今後の転職目的にせよ、そうでないにせよ、過去自分がしてきた仕事の内容を詳細にまとめておくのは後で大いに役立つかと思います。

私も手が空いた際にはこうして職務経歴書(仮 といった感じでPC内のメモ帳や手持ちのノートを使いちまちまと書いていました。

まとめておけば、いざ自分が使う際に1から作らなくて済むので、時間の短縮にもつながると思いますし、書く時には、職歴や経歴をただまとめるだけでなく、詳しく書いておくといいですね。

その時にどんな仕事や体験をして、どんなことを自分が学んだのか、どんな気持ちで仕事をしていたか、周りの人間関係はどうだったのか…などまで詳しく掘り下げて書いておくと、もし今後転職する際の職務経歴書を作成する際に役立つはずです。

あと、転職先の会社への志望動機を考える際にも役に立つかもしれません。

仕事がなく暇な時、自分なりのメンタルの持ち方

 

 

自分のように、仕事の異動、もしくは転職で行った先の会社(部署)が、ある時から急にヒマになったとか、就職前は会社見学をした際も、みな仕事を忙しそうにしていたのに実際入社してみたら手が空いて困るとかいろいろな場面があるでしょう。

そんな際についつい、はぁ、なんで仕事ないんだろー。自分ばっかりヒマで苦痛だ…。とボヤキばかりをしたくなるかもしれません。

手が空いたからと何か他のことを社内でしようとすると、やらなくていいと制止をくらったり、周りからうっとうしがられて、ますます精神的に孤独を感じてしまったり…。

そんな時に大事なことがあります。それを以下に書いていきますね。

仕事が無いことを周りのせいにして腐らない事

仕事が無い…ましてそれが自分だけとなると、つい周りが気になります。

日乃助

なんでみんなばっか仕事あるんだろ…

こういう状況に陥ったときに、周りのせいにもしたくなるかと思います。

とても気持ちはわかりますが、そこは頑張ってなるべくこらえて、あなた自身の今後の仕事に意識を向けるようにしましょう。(今ある仕事、どうしたらもっと効率的にできるだろうか…とか。)

私は暇が続いていた時、「どうして自分だけ仕事が無いのだろう。こういう時、もっと仕事の効率を上げるため、手が空いてる人にも仕事を分配すべき!ここのやりかたはおかしいって!」と、同部署の周りの暇でない人たちに対して怒りを感じていました。

日乃助

もっと自分にも仕事ふってよ!

しかし、そんな気持ちをメラメラと抱いて、自分がやる数少ない仕事をしていても、もちろん周りから仕事を頼まれることもないし、ますます自分だけが会社や周りの人から置いてけぼりを食らった気持になるだけでした。

 

日乃助

仕事ある人たちにイライラする”(-“”-)”
イライラする前に、どうしたらもっと自分の仕事の幅を広げることができるか建設的に考えようよ

客観女子

日乃助

…はい;すんません。

 

なので、こういう状況でも、「(仕事ある)人は人。自分は自分」の精神で、どうしたら今より仕事を任せてもらえたり、自分でこなせるようになれるかを考えて行動していった方がよさそうです^^;

仕事が無いからと言って、とにかくがむしゃらに仕事がありそうだったり、忙しい人のところへ行っても、「ごめんねー、今やってもらうことないんだ(あなたには任せられる仕事が無い)」と言われてしまうのがオチなので^^;;

なので、なるべく腐らず建設的に目の前の仕事や、仕事が無い現状に向き合っていきましょう。

仕事がある人のことをひがんだり、妬んだりしないこと

自分が暇な状況が長く続き、自分以外の人は仕事があったりすると、ついつい「あの人は、仕事合って羨ましい…(;一_一)」や「同じ事務なのに、なんで大概仕事任されるのはあの人なんだろう…。」と思うこともあるかもしれません。

その気持ち、すっごーくよくわかります!

私も長い間、その気持ちを抱えて、毎日モヤモヤしながらわずかばかりの仕事をこなしていたので、しかし前項の「仕事なくても腐らないようにする」のと同様、むやみに仕事がある人をひがんだり、妬んだりしないようにしましょう。

(恥ずかしながら自分はこれをやって、ますますみじめな気持ちになりました。)

自分の抱えてる仕事量が多すぎて、周りの人が他の人に仕事を任せているならまだわかるんです。でも、手が空いてる人には頼まず、忙しい人に仕事をお願いする姿になかなか納得がいきませんでした。(今は納得がいきますが^^;)

「なぜ、こちらには仕事振ってくれないの??」と。

周りの人が忙しい人に、仕事をお願いする姿に、最初はかなり気をもんでいましたが、ここでイライラしたりモヤモヤしたところで自分の仕事が増えるわけではないからそのうち「人は人。自分は自分。」と周りと自分を分けて考えるようになりましたね。

自分に仕事が来たらすぐに対応できる環境を整えておく

毎日定められた仕事が終われば、早々に暇になってしまう日々でしたが、こんな毎日でしたので、たまに回ってくる仕事には感謝して取り組むようになりました。

なので、あなたも事務などで仕事が暇で困り果てている時は、それでも周りに目を配り、自分に仕事が回ってきた時の為に、すぐに取り掛かれるように準備しておくといいです。

どうしても仕事が無い時でも、何かしらの形で「次に繋がっていく」ことをするようにする。

(もし職場で勉強が暗黙でも許されている場所なら、空いた時間に何らかの勉強をしていくなど)

例えば、私がいる製造業の会社の場合ですが、たまに部品加工の現場作業者の人と情報交換をしたりしていました。

現場作業者

もうすぐこの部品が完成するんだけど、納期が今日の夕方なんだよね…俺、他の作業があってここ離れられないし…
自分でよければ、代わりに納品してきましょうか?

日乃助

現場作業者

えっ? マジで?!^^ いやー、助かるよ、お願いできるかな
大丈夫ですよ、お任せください!^^

日乃助

こんな感じで、本来納品には現場担当者が行っていたのですが、行けない場合は、私が代わりに社用車を使い取引先へ一人で納品に行ったりもしました。

その後、度々その担当者の人から、その人がいけない時に「ごめん! ちょっと今日も納品お願いできる?」と頼まれるようになりました。

こういうこともあるので、その時は「こんな事やって、仕事として意味ある?」と思うようなことも、やってみるとその後あなたの仕事につながるかもしれませんよ?^^

仕事が無い時間を前向きにとらえて行動していくこと

自分だけ仕事が無いことも、手空きの時間があることも全てチャンスだと思ってプラスに、時にかなり都合よくでもいいので前向きにとらえて動くこと)

 

これが自分が、自分だけ仕事が無い時に感じたことでした。^^;今もポツポツしか仕事はないですが、腐らずに頑張って過ごしています。

直接利益にならないと思う仕事でも手を抜かず取り組むこと

自分自身では、こんなことしても直接会社の利益にならないと思う事(社内の掃除とか、ゴミ置き場の整理整頓など)でも、まわりまわって必ずプラスになっています。

仮に本当に会社の利益にならないことでも、あなたの仕事の経験には必ずなるので、手を抜かずに取り組めば、プラスになっていくはずです。

それに、自分に特に仕事をふらなくても、周りの人はあなたの仕事への姿勢を意外と目にしていますので、こんなところでもしっかりやっておけば、後の仕事の現場で必ずいい結果につながっていくでしょう。

まとめ

 

どうしても事務の仕事が暇な時

MEMO
・事務で使いそうなエクセルの関数の使い方のわからないものを調べて、自分でも同じように使ってみる。
(自分で簡単な例題などを作って解いて答え合わせ)

・事務所に来てから今までに書いた仕事ノートをルーズリーフに書き直して見やすいように整理する。

・自分の身の回りの持ち物の整理をする。

・会社の資源ごみの場所の清掃や次の回収日までの整理。
(もしよその人が管理していれば、その人に、何か手伝わせてほしいなどとことわってから作業)

・職場や会社内の掃除。異動前の部署の上司に、手伝うことがないか聞いてみる。

・(辞める気はなくても)いつ辞めてもいいように自分の仕事のマニュアル化。(全くの初心者の人に仕事を引き継ぐとしたらどう書いておけばわかりやすいかを考えながら)

仕事が無い時にメンタル面で大事なこと

・仕事が無いことを周りのせいにして腐らない事 

・仕事がある人のことをひがんだり、妬んだりしないこと

・自分に仕事が来たらすぐに対応できる環境を整えておく 

・どうしても仕事が無い時でも、何かしらの形で「次に繋がっていく」ことをするようにする。 

・仕事が無い時間を前向きにとらえて行動していくこと 

・直接利益にならないと思う仕事でも手を抜かず取り組むこと 

今でも長い間、どうして自分ばかり仕事が無いんだろうと思い、イライラしたりヤキモキしたりして、いてもたってもいられない日もあると思います。

ですが、そんな中でも継続して行動することを頑張っていけば、会社を辞めずとも現状を打破できる方法は必ず見つかるはずです。

その現状打破のきっかけに今回の記事が背中押し役の手助けになれたらと思います^^

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。

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